Checklist para eventos y ferias. La guía definitiva

Checklist eventos y ferias

Checklist o guía para organizar eventos o ferias

En este artículo vamos a desarrollar una checklist para la participación en feria, evento o exposición.

Esta checklist te ayudará a no dejarte ningún detalle. Podrás organizar tu participación en una evento de una forma fácil y práctica.

Para ello, dividiremos la checklist en:

1) Elegir a qué ferias acudir

2) Contratación de superficie, stand y servicios

3) Elementos gráficos y otras herramientas de marketing

4) Logística de la feria

5) Staff propio y externo

6) Comunicación

 

 

Buscar feriasElegir a que ferias acudir

Lo primero que debemos hacer en nuestra checklist es seleccionar los eventos en los que vamos a estar presentes.

1. Conoce tu target  y desarrolla un plan estratégico de marketing para la exposición.

2. Investiga ferias de tu sector. Puedes usar directorios como nferias, feriade o portalferias.

3. Compara las fichas técnicas y escoge las más adecuadas para tu estrategia de marketing.

4. Define los objetivos de tu participación.

5. Elabora un presupuesto.

Stand feriaContratación de superficie, stand y servicios

Una vez elegidos los eventos en los que estaremos presentes, debemos centrar nuestra checklist en el diseño y contratación del stand.

Gestiona la participación. En ocasiones el organizador te planteará un stand “llaves mano” normalmente de paneles modulares. Si lo que buscas es comodidad en la construcción del stand adelante, pero vale la pena contactar con varios montadores de stands o arquitectura efímera con el fin de valorar una imagen customizada y orientada a crear una imagen de marca en el visitante/cliente.

6. Valora las diferentes ubicaciones que te propone el organizador o bien transmítele tus necesidades para que busque el espacio más adecuado.

7. Solicita los permisos de montaje y otros documentos que requiera el organizador. Revisa la carpeta de bienvenida y conoce los procesos de contratación de los diferentes servicios que ofrece el organizador de la feria. En ocasiones necesitaremos solicitar ampliaciones en el montaje (suele llevar un sobre coste debido a los gastos de seguridad del organizador).

8. Contrata el servicio eléctrico. No escatimes en potencia, no querrás verte a oscuras en medio de una reunión y tener que dar explicaciones. En caso de necesitar suministro de agua también deberás solicitarlo al organizador.

9. Solicita suelo técnico, moqueta y mobiliario (No olvides tener un lugar para guardar los abrigos y bolsas de tus clientes así como un almacén).

10. Ilumina tu stand. Piensa que iluminación necesitas para crear el ambiente deseado. Las estructuras “truss” son muy versátiles y muy demandadas para realizar una correcta iluminación del stand.

11. Comunicaciones. WiFi es en muchas ocasiones imprescindible.

12. Si realizas venta directa ten a mano dispositivo de cobro por tarjeta o medio alternativo de cobro.

13. Contrata o prepara lo necesario para la limpieza del stand.

14. Comida y bebida. Todo el que visita tu stand es tu invitado, agradece su visita ofreciéndole un refrigerio. (Conseguirás retención y la visita durará más tiempo). Si vas a cocinar necesitarás cumplir la normativa aplicable al respecto.

15. Contrata servicios adicionales como el rigging o sustentación de estructura desde techo.

16. Decoración floral y otros elementos decorativos.

17. Listado del material de oficina. Todo lo que vayas a necesitar en un momento dado.

18. Audiovisuales y material informático. Dispositivos, pantallas, ordenadores, impresoras y el equipo de sonido.

Checklist guia ferias eventos

 

Diseño gráfico feriasElementos gráficos y otras herramientas de marketing

En nuestra checklist es importante tener preparados todos los elementos de marketing necesarios para que nuestra presencia sea efectiva.

 

19. Comprueba el material gráfico del que dispones y solicita lo que necesites. Gestiona la decoración con , etc… pero también de u otros elementos gráficos que utilicéis para promocionar vuestro producto y/o empresa.banners, banderas, lonascatálogos, flyers, folletos, tarjetas de visita, carteles

20. No olvides preparar un “press kit” para que la prensa especializada pueda disponer de un material tuyo previamente adaptado a las necesidades de los medios de comunicación.

21. Contrata incentivos como regalo promocional y otro tipo de obsequios para que te recuerden una vez pasado el evento.

22. Muestras de producto y demos para usar en vivo.

23. Presenta una novedad e involucra a un alto cargo en tu empresa como speaker. Ten en cuenta el nivel del resto de altos cargos de otras empresas que va a encontrar tu “jefe” en el evento.

24. Comprueba si hay algún tipo de concurso o premio de novedades técnicas al que te puedas presentar.

25. Espectáculos. Crea una nueva checklist para actividades que generen tracción de público hacia tu stand.Aquí dejo un ejemplo que tuve la ocasión de presenciar en la presentación de colección de Jolidon en el Salon International de la Lingerie Paris en enero de 2013.

 

Logística feriasLogística de la feria

Continuamos la checklist con todo lo referente al transporte del producto hasta las instalaciones del recinto.

 

26. Programa el montaje y el desmontaje. Esta parte es fundamental. Estas fases son de largo las más estresantes durante los días del evento. Si necesitas llegar con un camión hasta el stand procura llegar de los primeros.

27. Prepara el material en tu almacén. Revisa que el producto está en perfectas condiciones y prepara el embalaje para que no sufra daños en el transporte.

28. Contrata el transporte y almacenamiento. Recogida, transporte y descarga del material. En ocasiones necesitaremos contratar los servicios de una empresa local que nos coloque material pesado o delicado en lugares estratégicos del stand. Además necesitarás un lugar donde almacenar cajas, palets y demás elementos, normalmente la misma empresa local puede dar el servicio.

Staff feriaStaff propio y externo

Prepara en la checklist todo lo relativo al personal que va a atender el stand durante el certamen.

 

29. Traslados del personal a la ciudad, al recinto durante la estancia y vuelta Avión, coche, tren o autobús.

30. Alojamiento staff. Hoteles, pisos de alquiler. Búscalo con tiempo suficiente de antelación, sobretodo en ferias internacionales. Por comodidad debe de estar cerca del recinto aunque depende de cada uno.

31. Desayunos, almuerzos y cenas.Las cenas de todo el staff crean y generan un equipo más cohesionado. Es muy importante el descanso, las ferias ponen a prueba nuestro físico y el descanso es una parte fundamental.

32. No olvides prepara algo de alimento y bebida para tu equipo. Necesitarán energía y estar hidratados para aguantar el ritmo ferial.

33. Coordina las actividades de tu plantilla y prepara un briefing para cada día. Al finalizar cada jornada se puede realizar una reunión para valorar la consecución de los objetivos fijados previo al evento.

34. Contrata servicios de fotografía y vídeo.

35. En caso de pases de expositor nominativos, asegúrate de que todo el equipo tiene sus credenciales.

checklist-formacion-ferias

 

36. Forma a tu equipo. El equipo debe conocer el producto y cualquier novedad relativa al mismo. Preséntales el briefing para cada día. De esta forma los días del evento no surgirán dudas y solamente hará falta repasar os puntos importantes del día.

37. Dress code. Crea una imagen correcta entre todo el personal que atiende en el stand. Consigue la ropa o uniforme necesario para ello.

38. Contrata azafatas/os, intérpretes, speakers, camareros. El personal que contrates va a ser parte de tu imagen. Presta mucha atención a este punto. No es lo mismo un “florero” que una persona activa y que vive los días de feria como si la empresa fuera suya. El número de leads se dispara.

39. Prepara todo el material necesario para realizar una formación del personal externo. Probablemente no puedas contactar físicamente con ellos/ellas previo al evento. Deberás facilitarle documentación semanas antes de evento para que conozca perfectamente tu producto.

40. Seguridad paraevitar problemas de hurtos incluso una vez concluido el evento. Desde que abren las puertas para la entrada de expositores hasta que tu equipo llega al stand o en el momento de abandonar las instalaciones hasta que llega el cierre definitivo de puertas del pabellón. En ocasiones especiales se puede legar a necesitar contratar seguridad 24 horas. La seguridad que propondrá el organizador no puede vigilar todos los puntos de un pabellón.

 

Comunicación feriaComunicación

Comunica, comunica y comunica.Para finalizar la checklist debes contarle a tu cliente y a tus clientes potenciales tu timing para que no se pierdan la presentación de un producto, conferencias, show o cualquier otra actividad que vas a realizar. No vayas nunca a una feria a captar a los clientes de otra empresa o a ver que clientes entran en el stand. Serás completamente dependiente de la ubicación asignada. Si tienes una buena comunicación la ubicación será secundario ya que serán los clientes los que te busquen.

41. Utiliza las herramientas de marketing digital como redes sociales y web para generar contenido de valor y de esa forma ser atractivo en tus comunicaciones previas del evento. Aquí te dejo una infografía muy útil.

42. Marketing directo (cartas, emailing, envío de invitaciones o entradas,etc…).

43. Prepara un calendario de visitas para tus clientes actuales o potenciales.

44. Investiga a que eventos post feria tienen pensado ir tus clientes. Contactarás con ellos/ellas en un ambiente más distendido.

45. Crea banner para la firma de tus comunicaciones por email indicando tu ubicación en la feria y haciendo una llamada a la acción de visita al certamen.

46. Sponsor y patrocinios entre otros de material como los lanyard de pases de expositor y visitantes.

47. Espacios de promoción en lugares estratégicos como entradas del recinto.

48. Aparición en guía de visitantes, planos, catálogo del certamen y cualquier otro material para visitantes.

49. Comunica en los hoteles. Desde dejar material como flyers en la recepción hasta aparición en la televisión del hotel o en el proceso de conexión a la WiFi.

50. Acciones de comunicación en la ciudad durante el post-evento.

51. Publicidad en los medios de transporte y recorridos utilizados por los visitantes como autobuses, metro, vallas publicitarias, etc…

 

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About Alberto Gil Sanz

2 thoughts on “Checklist para eventos y ferias. La guía definitiva

  1. Un artículo muy interesante. Claro y conciso ayuda bastante al expositor. Una guía muy práctica para conseguir un gran éxito.

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