10 formas de convertirte en un mejor organizador de eventos

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Independientemente de si estas estudiando, simplemente empezando en el sector o bien has dirigido cientos de eventos, aquí podrás encontrar diez formas de convertirte en un mejor organizador de eventos.

Muchos de nosotros queremos marcar la diferencia en nuestras carreras laborales y asegurarnos de que nuestras habilidades destaquen. Con el vertiginoso y competitivo ritmo de la industria de eventos lo importante es permanecer en constante mejora.

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¿Cómo ser mejor organizador de eventos?

1. Visita otros eventos

Como organizador de ferias y eventos tengo tendencia a visitar los eventos de otros organizadores con un ojo crítico. Constantemente me pregunto ¿Por qué han hecho eso? Unas veces me digo a mi
mismo que yo lo hubiera hecho de otra manera y otras veces veo diferentes o incluso mejores formas de solucionar un problema. Es una gozada aprender de otros organizadores de eventos, ver los diferentes enfoques para acometer soluciones. Cada vez que vuelvo de un evento que me ha sorprendido es como cargar mis pilas. Vuelvo lleno de ideas frescas. Además te aconsejo que varíes el tipo de eventos que visitas y cómo dependiendo del sector al que van dirigidos se cuidan unos aspectos u otros.

2. Disfruta y enamórate de tu trabajo

Aristóteles decía El placer en el trabajo es lo que lleva a la perfección en él.” Vincent van Gogh decía “Prefiero morir de pasión que de aburrimiento.”. Organizar eventos es una de las profesiones con mayor estrés, pero además una de las más bonitas profesiones, cada día todo puede cambiar y plantearse diferentes escenarios. Tengo un compañero de trabajo que asemeja nuestra profesión con el alpinismo. A veces estás en la cima y en cuestión de minutos vuelves al campamento base, de nuevo aparece otra sorpresa y estás de nuevo en la cima. Me encanta esa sensación. Todo tiene que estar perfecto, nada puedes dejar a medias. Amar tu trabajo es posiblemente la mejor manera de mantener tu paz interior y la única de ser mejor organizador de eventos. Créeme si te digo que cuando trabajas con una sonrisa lo que brillará es tu trabajo.

3. La práctica 

En todo el tiempo que llevo organizando eventos y ferias, la práctica es lo que más me ha ayudado a aprender.

Aprende de los diferentes eventos o ferias. Los eventos grandes, pequeños, B2C, B2B, shows, ferias líderes de su categoría, ferias que aspiran a ser una buena feria, etc… De todos los eventos y ferias que organices sacarás nuevas ideas. Ninguna feria es igual a otra y lo que requiere un evento no tiene porque ser válido para otro. No existe la fórmula mágica en los eventos. Escucha a tu expositor y visitante, ellos saben lo que necesitan. La práctica genera experiencia, la experiencia te ayudará a intuir lo que necesita tu evento pero no te dará siempre la razón. No por llevar muchos años dirigiendo un evento sabes todo lo que hay que saber. Recuerda que “A la cama no te irás sin saber una cosa más”. El escenario es cambiante y te debes adaptar a él en cada momento.

4. Lee de todo

Puedes leer libros sobre cómo organizar un evento, revistas sectoriales, blogs, etc… Dedica parte de tu tiempo a conocer nuevas tecnologías, identificar tendencias y estar al día de aquellas publicaciones que interesan a tus clientes y convertirte así en un mejor organizador de eventos. Conoce las novedades del sector y de tus clientes. Nada mejor que ponerse en los zapatos de tu cliente. Conociendo el día a día de tus clientes generarás más oportunidades de negocio.

5. Análisis post-evento

Una vez transcurrido el evento analiza todas las incidencias que hayan surgido, valora los comentarios de tus clientes, no te quedes solo con las alabanzas, además observa aquellos aspectos negativos o aquellos que quedan entre lo positivo y lo negativo. Analiza en profundidad las encuestas que hagas a expositores y visitantes e intenta sacar la mayor información posible. No importa lo exitoso que sea el evento, siempre tiene margen de mejora.

6. Aprovecha la tecnología

La tecnología hace tu trabajo más fácil. Contemplar la idea de trabajar sin la comodidad de la tecnología es difícil imaginar. Utiliza tecnologías que te aporten valor y que así sea percibido por tu cliente. De esta forma te verá como mejor organizador de eventos ¡Cuidado!, aléjate de las tecnologías que absorben mucho tiempo y no te aportan valor.

7. Conecta con los líderes de pensamiento

Las redes sociales facilitan el acceso a contactar con personas influyentes que pueden hacer que modifiques tu manera de pensar y trabajar. Sácale partido a los grupos de LinkedIn, a los chats de Twitter, etc… Acércate y escucha a los prescriptores del sector. Visualiza charlas en youtube. El rapidísimo ritmo de esta industria te obliga a estar al tanto de las últimas tendencias.

8. Encuentra soluciones, no problemas

Nuestros clientes demandan soluciones a aquellos problemas que nos plantean. Si el problema surge además durante el evento te exigirán rapidez. Es clave por tanto que todo el equipo de la organización tenga una orientación clara hacia el cliente y trabaje en equipo para encontrar la mejor solución. En ocasiones el cliente nos plantea soluciones. Si nuestra experiencia nos dice que la idea no es la adecuada, deberemos explicar lo que nos motiva a presentar nuestras reservas, pero además deberemos intentar encontrar un planteamiento que genere en el cliente una visión de encontrar soluciones alcanzables y prácticas.

9. Piensa en equipo

Involucra a todos los miembros que componen el equipo del evento y realiza brainstroming de ideas de manera regular. ¿Qué experiencia vive el visitante?, ¿Qué experiencia vive el expositor?, ¿Cómo afrontaríais cierto problema?, ¿Qué visión tenéis del evento?, ¿Qué mejoraríais?.

10. Cuídate

Lo más importante es la salud. Duerme bien, come bien, haz ejercicio regularmente. Solamente rendirás el 100% si te tomas en serio este punto. Conclusión: Practica este decálogo y pregúntate a ti mismo si todavía puedes ser un mejor organizador de eventos.

 

Ya sabes como convertirte en un mejor organizador de eventos. Puedes utilizar la checklist para participar en un evento.


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